Resmi işlemler kapsamında birçok kişinin karşısına çıkan imza sirküsü, işletmelerin yasal süreçlerde etkin şekilde hareket edebilmesi için büyük önem taşır. Bu belge ticari faaliyetlerde düzenin sağlanmasından güvenliğin teminine kadar birçok kritik noktada rol oynar. Peki imza sirküsü nedir? Kimlere verilir? Hangi alanlarda kullanılır? Belirli bir geçerlilik süresi var mıdır?
İmza Sirküsü Nedir?
İmza sirküsü, şirket adına karar verirken kimlerin hangi yetkilere sahip olduğunu belirten resmi bir dokümandır. Şirket yetkililerinin hazırladığı belge, imza hakkı tanınan kişilerin imza örneklerini içerir ve hangi işlemler için geçerli olduğunu belirtir. Yönetmeliğe göre şirket kurarken alınması gereken belgelerden biri olan imza sirküleri, ticari hayatta verdiğiniz kararları tesciller. Hukuki işlemlerden finansal anlaşmalara kadar birçok kritik süreçte imza sirkülerinin güncel olması büyük öneme sahiptir.
İmza Sirküsü Ne İşe Yarar?
İmza sirküsü, işletme içerisinde kimlerin hangi koşullar altında yasal olarak imza atma yetkisine sahip olduğunu belirten resmi bir belgedir. Belge, şirketin yetkilendirilmiş temsilcilerinin isimlerini, unvanlarını ve imza yetkilerinin kapsamını içerir.
İmza sirküleri hukuki işlemler, finansal anlaşmalar gibi resmi dokümanların imzalanması sırasında şirket adına kimin hareket edebileceğini netleştirir. Şirketlerin iç kontrol mekanizmalarını sağlamlaştıran bu belge dış dünyayla olan resmi işlemlerinde şeffaflık sağlar. Örneğin bir banka, şirket adına yapılacak büyük bir finansal işlem öncesinde ilgili şirketin imza sirküsünü kontrol ederek, işlemi gerçekleştirecek kişinin yetki sınırlarını ve geçerliliğini doğrular.
İmza sirküsü, şirket içi kontrol mekanizmalarının bir parçası olarak da işlev görür. Döküman yetkilendirme ve sorumlulukların açıkça tanımlandığı bir yapı sağlayarak, yanlış anlamaların veya yetki aşımının önüne geçer.
İmza Sirküleri Nasıl Alınır?
İmza sirküleri şirketlerin yasal süreçlerinde büyük bir güvence sağladığı için doğru ve güncel tutulması esastır. Dokümanı almak için izlenmesi gereken adımlar genellikle şirketin kendi iç düzenlemelerine bağlı olarak değişiklik gösterir. Aşağıdaki temel adımları izleyebilirsiniz:
- İlk olarak şirket yönetim kurulu hangi pozisyonların hangi tür kararlarda imza yetkisine sahip olacağını belirler. Bu karar genellikle şirketin ana sözleşmesine veya iç yönetmeliklere dayanarak alınır.
- Yetki verilen kişilerin isimleri, görevleri ve imza yetkilerinin kapsamını içeren imza sirküsü hazırlanır. Ardından noter tarafından onaylatarak imza sirkülerini kullanıma hazır hale getirebilirsiniz. Noter imza sirküsü ücreti hazırlanan tek belge üzerinden hesaplanır.
- İmza sirküsünü şirketin ticaret siciline kaydederek imza yetkililerini resmi olarak tescil edebilirsiniz.
- İmza yetkilerinde meydana gelen herhangi bir değişiklik, yeni bir imza sirküsünün hazırlanmasını ve yukarıdaki sürecin tekrar edilmesini gerektirir.
İmza Sirküsü Nereden Alınır?
İmza sirküsü noterden alınan belgelerden biridir. Herhangi bir noterden randevu alarak başvurunuzu yapabilir ve noter huzurunda imza atarak belgeyi düzenletebilirsiniz. İşlem sırasında imzaları dosyada geçecek kişilerin de bulunması gerekir. İmza örnekleri noter tarafından onaylandıktan sonra imza sirküsü düzenlenip size teslim edilir.
İmza Sirküsü Başvurusunda Hangi Belgeler Gereklidir?
İmza sirküsü başvurusu yaparken ihtiyaç duyulan belgeler şu şekilde sıralanabilir:
- İmza yetkisi verilmesine ilişkin yönetim kurulu tarafından alınmış kararın resmi belgesi gerekli belgelerin başında gelir. Bu belgede hangi pozisyonlara ve kişilere imza yetkisi verildiği açıkça belirtilir.
- İmza yetkisi verilecek kişilerin kimlik belgeleri, bu kişilerin kimliklerinin doğrulanması için gereklidir.
- Noter imza sirküsü için kullanmak üzere yetkinin verileceği kişilerden imza örneği alır.
- Şirketin ticaret siciline kaydının yapıldığını gösteren ve şirketle ilgili temel bilgileri içeren Ticaret Sicil Gazetesi’nin ilgili sayfaları da istenen belgeler arasındadır. Belgelerin hazırlanması hakkında bilgi almak için Ticaret Sicil Gazetesi sayfasını ziyaret edebilirsiniz
- Şirketin güncel durumunu gösteren vergi levhası da imza sirküsü başvurusunda istenir.
İmza Sirküsü Kimlere Verilir?
Şirketin en üst düzey karar alma organı olan yönetim kurulu üyeleri, imza yetkisine sahiptir. Ek olarak finansal işlemleri yönetme sorumluluğuna sahip olan finans müdürü, genel müdür yardımcısı veya CFO (Mali İşler Müdürü) gibi pozisyonlarda bulunan kişiler, özellikle mali işlemlerde şirketi temsil edebilir. Ayrıca şirketin hukuki işlerini yöneten hukuk danışmanı, yasal işlemlerde şirketi temsil etmek için imza yetkisine sahip olabilir.
İmza Sirküsü Nerelerde Kullanılır?
İmza sirküsü, şirketin yönetim ve operasyonel süreçlerinde geniş bir kullanım alanına sahiptir. İmza sirküsünün başlıca kullanıldığı alanlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
- Şirket hesaplarının açılması, kredi başvuruları, fon transferleri gibi bankacılık işlemlerinde bankalar imza sirküsünü talep eder.
- Sözleşmelerin imzalanması, anlaşmaların yapılması, dava dosyaları gibi hukuki işlemlerde imza sirküsü şirket adına imza atacak kişinin yetkisini teyit etmek için kullanılır.
- Büyük mali işlemler, yatırım kararları, bütçe onayları gibi finansal süreçlerde kullanılan imza sirküsü, şirket içinde kimlerin bu tür işlemleri onaylama yetkisine sahip olduğunu belirlemek için elzemdir.
- Kamu veya özel sektör ihalelerine teklif verirken, şirketin teklif dökümanlarını imzalayan kişilerin yetkili olduğunu göstermek amacıyla imza sirküsü sunulur.
- Görevlendirmeler veya pozisyon değişiklikleri sırasında, imza yetkisinin geçici olarak devredilmesi gereken durumlarda, imza sirküsü yetki devrinin yasal temelini oluşturur.
- Dış denetçiler veya iç kontrol mekanizmaları tarafından yapılan denetimlerde şirket imza beyanı, yetkilerin doğru kullanılıp kullanılmadığını gözden geçirmek için başvurulan bir kaynak olabilir.
İmza Sirküsü Geçerlilik Süresi Nedir?
İmza sirküsü geçerlilik süresi, belirli bir süreyle sınırlı olmasa da şirketin dinamiklerine bağlı olarak noterde kendi limitinizi belirleyebilirsiniz. Anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerinin görev süresi üç yıl ile sınırlı olmasına rağmen, imza yetkisi aktif olarak geri alınmadığı sürece devam eder. Dolayısıyla şirketin yönetim yapısında meydana gelen herhangi bir değişiklik durumunda belgenizi güncellemeniz zorunludur. İmza sirküsü yalnızca noterde güncellenebilir, E-devlet üzerinden bu işlem yapılamaz. Noterde tüm belgeleri hazırlayıp imza sirküsü ücretini ödeyerek belgenizi yeniden alabilirsiniz.
2024 Güncel İmza Sirküsü Fiyatı
İşletme açan herkesin ihtiyaç duyabileceği ilk yardımcı unsurlardan biri olan imza sirkülerinin fiyatı 310 TL olarak güncellenmiştir. Ücret, şirketlerin resmi imza yetkilerini belgelemek için gereken her bir imza sirküsü nüshası için geçerlidir. Bu bilgilere dayanarak nüsha sayısına göre hesabınızı yapabilir, bütçe planlamanıza dahil edebilirsiniz.
İş Kuranlar için Ödeme Alma Kolaylığı: Ödeal
İşletmenizi yeni kuruyor ya da mevcut işinizi büyütmeyi planlıyorsanız, Ödeal’ın sunduğu kapsamlı ödeme çözümleriyle tanışın. Şirketinizin finansal düzenini sağlamada imza sirküleri kadar etkili olan Ödeal POS, işlemlerinizi hızlandırarak verimliliğinizi artırır. Ertesi Güne %0 Komisyonlu POS ile kazancınıza kesintisiz erişirken, ciro şartı olmadan birden fazla bankadan ödeme kabul edebilirsiniz. Siz de Ödeal’a geçin, işinizi büyütmek için hemen başvuru yapın ve fırsatlardan yararlanmaya başlayın!