Taraflar arasında belirli konular üzerinde uzlaşma sağlandığını gösteren mutabakat; muhasebe işlemlerinde oldukça önemlidir. Taraflar arasındaki verilerin karşılaştırılması ve teyit edilmesi sayesinde süreçlerin sağlıklı ilerlemesini sağlar. Kurumların finansal verileri, belgeleri, faturaları karşılaştırarak yaptığı mutabakatlar yaygındır. Peki mutabakat nasıl yapılır? Mutabakat formu nedir? Hangi türlerde hazırlanabilir?
Mutabakat Nedir?
Mutabakat, finansal işlemler ve hesaplar arasındaki tutarsızlıkları belirlemek ve düzeltmek amacıyla yapılan bir kontrol ve doğrulama teyidini gösteren belgedir. Genellikle iki taraf arasında yapılır, her iki tarafın da verilerini eşleştirmesini, doğrulamasını ve hatalı ya da eksik bilgilerin düzeltilmesini sağlar. Mutabakat metni ise uzlaşmanın resmi özellik kazanabilmesi için hazırlanan belgede yer alan ve uzlaşı detaylarını anlatan yazıdır. İşlemin amacı fark etmeksizin bu metnin resmi özellik kazanabilmesi için numaralandırılması şarttır.
Türk Ticaret Kanunu’nun 94. maddesi, belirli dönemlerde iki veya daha fazla işletme arasında mutabakat yapılmasını zorunlu tutar. Bu maddeye göre taraflar belirli bir hesap dönemi sonunda hesaplarını karşılaştırmalı ve alacak ile borç kalemlerinin farkını belirlemelidir.
Mutabakat Neden Önemlidir?
İşletmelerin birlikte iş yaptıkları kuruluşlarla alacak – borç defterinin uyuşması gerekir. Dönem sonunda bakiye kontrolünün yapılması ve olası hataların düzeltilmesinde mutabakat önemlidir. Mali kayıtların doğruluğunun tespit edilmesi ile anlaşmazlıkların çıkmasını önlemeye yarar. Peki, işletmeler arasında mutabakat yapılmazsa ne olur?
Mutabakat zorunluluğuna uyulmadığında sözleşme ihlali olabilir, ceza ve hukuki yaptırımlarla karşılaşılabilir. Ayrıca işletmeler arasındaki finansal verilerin doğruluğu cari mutabakat ile kontrol edildiği için süreçleri sağlıklı şekilde ilerletmek ve güven ortamı tesis etmek de zorlaşır.
Mutabakat Türleri Nelerdir?
2024 yılı Eylül ayına kadar zorunlu olarak verilen BA/BS mutabakatı, işletmelerin üzerindeki vergi yükünü azaltma amacıyla kaldırılmıştır. Bunun dışında işletmeler arası mutabakat hesabını uygulayabilecekleri farklı anlaşma türleri bulunur. Şirketler arası mutabakat türlerinden en yaygın olanları şu şekilde sıralanabilir:
Cari Mutabakat
- Ticari anlaşma türü olan cari mutabakat alacak – borçların olup olmadığının kontrolü için yapılır.
- İşletme defterlerinin karşılıklı olarak borç ve alacak bakiyesi karşılıklı olarak onaylanır.
- İki işletmenin alacak – borç hesapları tuttuğunda yapılır, aksi durumda farklı yollar izlenir.
E-Mutabakat
Firmaların birbiri ile kolay mutabakat yapabilmesi için dijital sistem ve entegrasyonlar kullanılır. E-mutabakat sayesinde cezalarla karşılaşmadan işlemler hızlı, doğru şekilde tamamlanabilir. E-mutabakatın özellikleri şunlardır:
- Mutabakat mektubu, tebligat, anlaşma, faturalar gibi fiziki belgelerin hiçbirine gerek kalmaz.
- Elektronik ortamda hata oranını minimuma düşürerek hızlı şekilde cari mutabakat yapılmasını sağlar.
- Tüm süreç şeffaf ve izlenebilir verilerden oluştuğu için firmaların güvenini artırır.
Mutabakat Süreci Nasıl İşler?
İşletmeler arasında mutabakat işlemi nasıl yapılır sorusunun cevabı olarak fiziki ya da elektronik olarak iki farklı yöntemden söz edilebilir. İşletmeler fiziki hesap defterleri ya da e-mutabakat kullanarak kontrolleri yapıp uzlaşmaya varabilir. Bu işlemde alacaklı, borçluya noter aracılığıyla taahhütlü mektup ya da elektronik imzalı belgeyle durumu bildirir.
Resmi zorunluluğu bulunan işletmelerin ceza kesilmemesi adına bu sürecin doğru, eksiksiz tamamlanması gerekir. Mutabakat süreci faks, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ya da e-mutabakat şeklinde yapılabilir. Islak imza veya elektronik imzası olan mutabakat metinleri hukuki olarak delil niteliği taşıdığından tüm süreç dikkat gerektirir.
Hesap dönemi sonu yaklaşırken kurumlar arasında mali kayıtlar, defterler, faturalar, belgeler paylaşılarak mutabakat yapılır. Paylaşılan formların doğruluk kontrolü yapıldıktan sonra ıslak imza, elektronik imza ile onaylanarak diğer şirkete yollanır. Formlarda hata olması durumunda şirketteki aksi durumu gösteren kanıtlar ve mutabakat mektubu, maili ile itiraz karşı tarafa gönderilir. Mutabakat maili yazarken izlenecek adımlar ise şunlardır:
- Alacak – borç bildirme, kabul, itiraz gibi durumlarla alakalı detaylı metin yazılır.
- Tarafların üzerine düşen borç ya da alacaklarına dair resmi belgeler eklenir.
- Excel gibi ilgili programlar üzerinden hazırlanan cari mutabakat tablosu varsa dosya olarak gönderilir.
Mutabakat Formları ve Örnekleri
Cari hesap mutabakat mektubu; cari hesap mutabakat formu örneği tarih, borç – alacak bakiyesi, şirket isim ve adresleri, iletişim bilgilerini içerir. Mutabakat mektubu ve form örnekleri, şirket adres ve iletişim bilgileri, mutabakat mesajı yanı sıra fatura, belge içeren şekilde hazırlanır. Fiziki ya da elektronik formlar şu üç farklı yöntemle yazılabilir:
- Olumlu mutabakat formu tarafların anlaşmaya vardığını kanıtlamak için gönderilir ve taraflar arasında onaylanır.
- Olumsuz mutabakat formunda karşılıklı olarak fatura, belge, hesap uyumsuzluğu durumunda itiraz için kullanılır.
- Bakiyesiz mutabakat formunda karşı tarafa bakiye bilgisi boş form gönderilerek karşı tarafın doldurması istenir.
Ödeal Ödeme Çözümleri Her Alanda Yanınızda!
Ödemelerinizi kolayca tahsil etmek ve süreçlerinizi otomatikleştirmek için Ödeal’ın sunduğu çözümlerle tanışın. Ertesi Güne %0 Komisyonlu POS ile kazancınıza kesintisiz erişirken, ciro şartı olmadan birden fazla bankadan ödeme kabul edebilirsiniz. Siz de Ödeal’a geçin, işinizi büyütmek için hemen başvuru yapın ve fırsatlardan yararlanmaya başlayın!