Dijital dönüşüm sürecinin öncelikli adımlarından olan e-arşiv fatura, işletmelere sunduğu avantajlarla öne çıkar. İş süreçlerini kolaylaştıran uygulamanın kullanımı birçok işletme için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından zorunlu tutulur. Mükellefiyet durumuna göre işletmelerin tamamen e-arşiv kullanması ya da bazı faturaları buradan düzenlemesi gerekebilir. Peki, e-arşiv nedir, e-fatura ile farkları nelerdir ve nasıl başvurulur?
E-Arşiv Fatura Nedir?
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından faturaların belirli standartları yakalaması için uygulanan dijital sistemlerden biri e-arşiv faturadır. Fiziki faturaların dijital ortamda düzenlenmesi, gönderilmesi, saklanması amacıyla kullanılan bir yazılımdır. Faturaların raporlamasından iptaline fiziki olarak yapılabilen tüm eylemler elektronik arşiv faturada yapılabilir. İşletmeler e-arşiv fatura portalı kullanarak e-fatura kullanıcısı olmayan müşterilerine elektronik olarak fatura kesebilir.
E-Arşiv Fatura ile E-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
E-arşiv fatura ve e-fatura arasındaki en bariz fark düzenlenen karşı tarafın kimliğidir. İşletmelerin e-fatura düzenlemesi için karşı taraftaki müşterinin de e-fatura kullanıcısı olması gerekir. Karşı taraftaki müşteri e-fatura kullanıcısı değilse elektronik faturalar e-arşiv fatura üzerinden kesilebilir. E-arşiv fatura tüm müşteriler adına düzenlenebilir olmasıyla farklıdır.
Fiziki ya da dijital ortamda satış sonrasında gerçek kişilere yani normal tüketiciye fatura düzenlemek istiyorsanız mail adresine e-arşiv portalında düzenlenen fatura gönderebilirsiniz. Tüzel kişilerden oluşan müşterilerinizin birçoğu e-fatura kullanıcısıdır. Bu nedenle elektronik ortamda PDF e-fatura düzenleyebilirsiniz. Tüzel kişi olmasına rağmen e-fatura kullanıcısı olmayan müşterilerinize de e-arşiv fatura düzenlemeniz mümkündür.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? Adım Adım Rehber
Kullanım kolaylığı ya da zorunluluk nedeniyle e-arşiv fatura kullanmak isteyebilirsiniz. Bu faturayı düzenlemek için sisteme kayıtlı olmanız yeterlidir, mükellefiyetiniz olmasa da tercihen kullanabilirsiniz. E-fatura düzenleme işlemleri farklı bir entegratör ile anlaşmadıysanız e-arşiv portalından yapılır. E-arşiv fatura görüntüleme, kesme, gönderme, iptal gibi birçok işlem aynı portal üzerinden yürütülür.
Portal girişinden sonra e-arşiv fatura nasıl kesilir? Öncelikle sisteme girilebilen iki farklı yöntem:
- earsivportal.efatura.gov.tr adresine giriş yaparak faturalar düzenlenir. Bu adresten giriş yapacaksanız istediğiniz cihazda e-imza yüklü değilse hata kodu ile karşılaşırsınız. Ekranda çıkan bildirim kutucuğunda yer alan linke tıklayarak imzalama aracını indirebilirsiniz.
- Sisteme interaktif vergi dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle giriş yapmak için earsivportal.efatura.gov.tr adresini kullanabilirsiniz.
- İnteraktif vergi dairesi kullanıcı kodu ve şifresini dijital.gib.gov.tr adresine girdikten sonra “Bilgilerim/Sicil Kaydım” sekmesinden öğrenebilirsiniz.
Hesaba giriş yaptıktan sonra faturayı bu detaylara dikkat ederek düzenleyebilirsiniz:
- Fatura düzenleme kutusu açılır ve gerekli bilgiler doldurulur.
- GİB imza seçeneği kullanılarak telefona gelen kodla üye olmadan da fatura elektronik olarak imzalanabilir.
- Fatura alıcısının adı ve iletişim bilgileri doldurulduğu için imzalanan fatura müşteriye gönderilir.
- E-arşiv fatura kesme işlemi bu portalda iptal işlemleri E-Fatura İptal/İtiraz Portalı üzerinden yapılır.
- E-arşiv fatura iptal işleminin fatura kesiminden sonra ilk 8 günde yapılabileceği mevzuatta yer alan bilgidir fakat 7 günde yapılması önerilir.
E-Arşiv Fatura Düzenleme Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
E-fatura arşiv düzenlerken standartların yakalanması amacıyla düzenleyen adı, soyadı, unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası yazılır. Müşterinin adı, soyadı, unvanı, vergi ya da T.C. kimlik numarası ile mala dair bilgiler faturada bulunmalıdır. Standart bilgilerin yanı sıra düzenleme işlemlerinde bunlara dikkat edebilirsiniz:
- E-arşiv üzerinden kesilen faturalarda elektronik sorgulama için karekod ya da barkod bulunur. Fatura çıktısı alacaksanız bu kısım tam görünmelidir.
- Elektronik ortamda düzenlenen faturalar da fiziki faturalar gibi mal/hizmet teslimi sonrasında 7 gün içinde alıcıya iletilmelidir.
- Vergi Usul Kanunu’na göre geriye dönük olarak e-arşiv faturalar 7 güne kadar kesilebilir.
- KDV istisnası olan ürünler 351 “İstisna Olmayan Diğer” koduyla düzenlenir.
- Döviz karşılığı kesilen elektronik faturaların yurtiçi müşterilerine TL karşılığı yazılmalıdır.
Kimler E-Arşiv Fatura Kullanmak Zorundadır?
İşletmenizin mükellefiyetini anlamak için e-arşiv fatura sorgulama yapabilirsiniz. Genel olarak mükellefiyetiniz olmasa da aynı gün içinde gerçek kişilere 5.000 TL ve üzeri fatura kesmeniz gerektiğinde e-arşiv kullanmalısınız. Tüzel kişilere aynı gün içinde 6.900 TL ve üzeri faturaları e-arşiv’den hazırlamanız gerekir.
E-arşiv sistemine geçiş zorunluluğum var mı?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınladığı tebliğe göre e-arşiv zorunluluğu olanlar:
- 1 Temmuz 2024 tarihine kadar 2022 yılında 3 milyon TL ve üzeri cirosu olanlar
- Aynı gün içinde 6.900 TL ve üzerinde gerçek ve tüzel kişilere toplam fatura düzenleyenler
E-Arşiv Sistemlerine Nasıl Başvurabilirim?
E-arşiv sistemine başvuru yapmadan da kullanmanız mümkündür. Sisteme geçiş zorunluluğunuz varsa başvuru yaparak kayıt olabilirsiniz. Özel entegratörler aracılığıyla da e-arşiv, e-fatura, e-irsaliye gibi uygulamalara erişebilirsiniz. E-arşiv fatura portal başvurusunu şu şekilde yapabilirsiniz:
- portal.efatura.gov.tr adresine tıklayarak başvuru ekranına ulaşabilirsiniz.
- TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) adresinden aldığınız mali mühür ile sisteme girebilirsiniz.
- Vergi kimlik numarası, sicil numarası, adres ve iletişim bilgileri, vergi dairesi, il / ilçe / mahalle bilgilerini doldurarak kayıt olabilirsiniz.
- Form üzerinde yer alan “Kesilecek Belge Türü” ve “Uygulamaya Başlama Zamanı” seçimini yaptıktan başvuruyu gönderebilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
İşletmelerin zorunluluğun yanı sıra gönüllü olarak e-arşiv fatura düzenlemesi yaygındır. İş süreçlerini kolay hale getiren e-arşiv fatura görüntüleme, düzenleme, gönderim, iptal gibi birçok olanağı sunması ile işletmelere kolaylık sağlar. Faturaların dijital olarak arşivlenmesi olası kayıp risklerini ortadan kaldırarak muhasebenin tutulmasını kolaylaştırır. Birkaç dakikada düzenlenebilen faturaların alıcıya ulaştırılması da kolaydır. Evrak, posta, ofis sarf malzemesi giderlerini azaltır.
Sınırsız ve Ücretsiz e-Fatura Ödeal’da!
İşletmeniz için e-fatura kesmenin en kolay yolu Ödeal E-Fatura POS! Ücretsiz ve sınırsız e-fatura özelliğiyle hiçbir ek masraf ödemeden fatura keserek zaman ve maliyet tasarrufu yapın. Tek bir cihaz üzerinden satış, ödeme alma ve fatura kesme işlemlerini efektif ve hızlı şekilde gerçekleştirin. Ödeal E-Fatura POS ile farklı bankalara komisyon ücreti ödemeden tek cihazla ödeme alın. Siz de Ödeal E-Fatura POS’a hemen başvurun, ayrıcalıklardan yararlanın!