Dijital dönüşümün önemli adımlarından biri olan e-faturalar temelde kağıt fatura ile aynı işlevi üstlenir. İş süreçlerini azaltma, zaman tasarrufu sağlama ve kağıt kaynaklı maliyetleri düşürme açısından da fayda sağlayan e-faturalar pek çok işletme tarafından sıkça tercih edilir. Peki, e-fatura nasıl kesilir? E-fatura kesmek için gerekli şartlar nelerdir?
E-Fatura Kesmek için Hangi Şartlar gereklidir?
E-fatura kesebilmek için öncelikli olarak her iki tarafın da e-fatura mükellefi olması şartı aranır. Diğer şartlar ise bu şekilde sıralanabilir:
- Yıllık Brüt Satış Hasılatı: Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kıstaslara göre, şirketin yıllık brüt satış hasılatı belli bir tutarın üzerinde olmalıdır. 2024 yılı itibariyle bu tutar 3 milyon TL olarak belirlenmiştir. Bu rakam yıllık enflasyon oranlarına ve gelir dilimlerine bağlı olarak değişiklik gösterebilir.
- Belirli Sektörlerde Faaliyet: E-fatura kullanımı zorunluluğu; e-ticaret, inşaat, akaryakıt, metal ve benzeri belirlenmiş sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için geçerlidir. Bu sektörlerden birinde faaliyet göstermeyen işletmeler, e-fatura kapsamında olmayabilir.
- GİB Kayıt ve Başvuru: E-fatura kullanmak isteyen işletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi sitesinden kayıt yaptırmalı ve başvurularını tamamlamalıdır. GİB’e kayıt olmadan e-fatura kesilmesi yasal olarak mümkün değildir.
GİB tarafından belirlenen limitleri aşan işletmeler, takip eden yıl içerisinde e-faturaya geçmek zorundadır. Örneğin, bir işletme 2024 yılı brüt satış hasılatında 3 milyon TL’yi aşarsa, 2025 yılında e-faturaya geçiş yapması gerekir.
E-Fatura Kesmek için Hangi Yazılım ve Sistemler Kullanılır?
E-fatura kesmek için kullanılabilecek sistemler arasında ilk sırada Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan entegrasyon yöntemleri yer alır. GİB Portalı, küçük ölçekli işletmeler için fatura oluşturma ve gönderme imkanı sunar. Orta veya daha büyük ölçekli işletmelerin entegrasyon yöntemi veya özel entegratörler aracılığıyla sistemlerini entegre etmesi gerekebilir.
GİB tarafından onaylanmış özel entegratörler, fatura düzenleme, gönderme ve arşivleme hizmetleriyle iş yükünü azaltır. Özel entegratörler, GİB tarafından onaylanmış firmalarken, entegrasyon sistemleri işletmelerin mevcut muhasebe sistemlerini doğrudan e-faturaya bağlayan sistemlerdir. Ancak hangi yöntem tercih edilirse edilsin, firmaların e-fatura mükellefi sorgulama adımıyla alıcıların sistemde kayıtlı olduğundan emin olmaları gereklidir.
E-Fatura Nasıl Düzenlenir ve Gönderilir?
E-fatura düzenleme ve gönderme sürecinde birtakım adımların izlenmesi gerekir. Bu adımlardan ilki, faturayı düzenlemek için kullanılacak sisteme giriş yapmaktır. Sisteme giriş yapıldıktan sonra kimlik ve vergi numarası gibi alıcı bilgileri eksiksiz bir şekilde girilerek ilerlenir. Ürün veya hizmet bilgileri, tutar ve tarih detayları da eklenir. Fatura oluşturulduktan sonra sistem tarafından onaylanır ve otomatik olarak alıcıya gönderilir. Gönderilen faturaların durumu, e-fatura sorgulama araçları ile kontrol edilebilir. Bu sayede fatura işlemlerinin eksiksiz bir şekilde tamamlandığı doğrulanır.
E-Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar Nelerdir?
E-fatura keserken dikkat edilmesi gereken önemli noktalar şu şekilde sıralanır:
- Alıcı bilgilerinin (vergi numarası, TC kimlik numarası) eksiksiz bir şekilde girildiğinden emin olunmalıdır.
- Fatura üzerinde sistem tarafından oluşturulan benzersiz seri numarası ve tarihin doğru olması gerekir. Herhangi bir bilgide yanlışlık yanlış fatura kesilmesine yol açabilir.
- E-fatura mükellefi sorgulama aracı kullanılarak alıcının mükellefiyet durumu kontrol edilmelidir.
- Yanlış kesilen faturalar için e-fatura iptal süreci uygulanmalı ve gerekli düzeltmeler yapılmalıdır. Bu iptal süreci fatura kesiminde olduğu gibi GİB portalı veya özel entegratör sistemleri üzerinden tamamlanabilir.
- Oluşturulan faturaların dijital olarak en az 10 yıl boyunca saklanması gerekmektedir.
Dijital Dönüşümde Ödeal’ın Kullanıcı Dostu E-Fatura POS Çözümlerinden Yararlanın
Dijital dönüşümde hızlı ve pratik çözümler sunan Ödeal ile e-fatura işlemlerinizi kolayca yönetin! Ödeal E-Fatura POS sayesinde ücretsiz cihaz, sınırsız ve ücretsiz kontör avantajıyla e-faturalarınızı hızlıca düzenleyin ve gönderin. Tek platform üzerinden tüm ödeme ve faturalama işlemlerini zahmetsizce takip edin. Hemen başvurun, maliyetleri düşürün ve Ödeal’ın sunduğu %0 komisyon avantajından yararlanın!