Ticari işlemlerinizde karşı tarafın gönderdiği bir e-fatura, hatalı ya da eksik olabilir. Yanlış tutar girilmişse, ürün ya da hizmet sunulmamışsa ya da sözleşmeye aykırı bir durum söz konusuysa bu faturayı olduğu gibi kabul etmek gerekmez. Dijital ortamda kolaylıkla yapılabilen e-fatura reddetme işlemi, hem hakları korumak hem de olası hukuki sonuçlardan kaçınmak açısından büyük önem taşır.
E-Fatura Nedir ve Kimler Kullanmak Zorundadır?
E-fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olmakla birlikte dijital ortamda düzenlenen, gönderilen ve saklanan elektronik bir belgedir. Gelir İdaresi Başkanlığının sistemine entegre çalışan bu yapı sayesinde fatura süreçlerinde hız, güvenlik ve izlenebilirlik sağlanır. 2025 yılı itibarıyla cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan firmalar, elektronik fatura sistemine geçmek zorundadır. Ayrıca bazı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için cirodan bağımsız olarak zorunlu e-fatura kullanımı da devam eder. E-fatura sistemine dahil olan mükellefler, yalnızca diğer e-fatura kullanıcılarına dijital fatura kesebilir. Diğer alıcılar için e-arşiv fatura düzenlenmelidir. E-fatura tanımı, avantajları ve zorunluluk şartları hakkında daha fazla bilgi için E-fatura nedir ve avantajları nelerdir? başlıklı yazımızı inceleyebilirsiniz.
E-Fatura Reddetme Ne Demektir?
E-fatura reddetme, alıcının kendisine iletilen faturayı sistem üzerinden geçerli gerekçelerle kabul etmediğini beyan ettiği işlemdir. Reddedilen fatura, taraflar arasında borç doğurmaz ve muhasebe kayıtlarında dikkate alınmaz. Ancak red işlemi yalnızca ticari faturalar için portal üzerinden yapılabilir; temel faturalar için farklı bir yöntem izlenmesi gerekir. Red işleminin geçerli sayılabilmesi için mevzuatta belirtilen süre sınırına ve teknik kurallara uyulması gerekir.
Hangi Durumlarda E-Fatura Reddi Gerekir?
E-fatura red süreci, aşağıdaki durumlarda gündeme gelir:
- Sözleşmeye aykırılık: Faturada yer alan bilgiler, taraflar arasındaki sözleşme hükümlerine uymuyorsa.
- Teslimat veya hizmetin gerçekleşmemesi: Mal veya hizmetin hiç teslim edilmemesi ya da eksik sunulması.
- Yanlış tutar veya miktar: Faturada yanlış fiyat, miktar veya tarih bilgisi bulunması.
- Yetkisiz fatura düzenleme: Alıcının onayı olmadan e-fatura düzenlenmesi.
- Teknik ve idari hatalar: Hatalı vergi numarası, unvan ya da adres gibi bilgilerin yer alması.
Faturanın kabul edilmesi, ticari ilişkiyi tamamlanmış ve borcu doğurmuş sayar. Bu nedenle hatalı bir faturada e-fatura red işlemini zamanında yapmak büyük önem taşır.
E-Fatura Red Süresi Kaç Gündür?
E-fatura red süresi, GİB tarafından 2025 yılı itibarıyla net bir şekilde belirlenmiştir. Ticari fatura türünde, alıcıya iletilen fatura, düzenleme tarihinden itibaren sekiz takvim günü içinde reddedilmelidir. Bu süre resmi tatil ya da hafta sonu gibi günleri de kapsar ve uzatılmaz. Sekiz gün içinde işlem yapılmadığı takdirde fatura kabul edilmiş sayılır ve buna bağlı olarak mali ve hukuki sorumluluklar doğar. Temel fatura türünde sistem üzerinden red yapılamadığı için bu süre kuralı doğrudan uygulanmaz ancak karşılık olarak düzenlenecek iade faturasında da mevzuatta açıkça belirtilmemekle beraber süreç genellikle benzer şekilde yürütülür.
GİB Portal Üzerinden E-Fatura Red İşlemi Nasıl Yapılır?
Ticari fatura reddi, GİB Portal üzerinden kullanıcı girişi yapılarak gerçekleştirilebilir. Portalda “Gelen Faturalar” ekranına ulaştıktan sonra reddetmek istediğiniz faturayı seçerek fatura detayına girmeniz gerekir. Bu ekranda yer alan “reddet” seçeneğiyle işleme devam edebilirsiniz. Sistem, bir red gerekçesi girilmesini ister. Açıklamanın ardından mali mühür veya e-imza doğrulaması ile işlem tamamlanır. Bu işlem yalnızca alıcı tarafın yetkili kullanıcısı tarafından yapılabilir ve GİB sisteminde anında kayıt altına alınır.
En Çok Yapılan Hatalar ve Red Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
E-fatura red sürecinde yapılan hataların başında red işleminin süresi içinde yapılmaması gelir. Sekiz günlük süreyi kaçıran işletmeler, faturayı fiilen kabul etmiş sayılır. Bir diğer sık hata, temel fatura ile ticari fatura ayrımının doğru yapılmamasıdır. Temel fatura sistem üzerinden reddedilemez; iade faturası düzenlenmesi gerekir. Ayrıca yanlış firmaya ait faturaların kabul edilmesi, sistem üzerinde reddedilmeyip manuel olarak çözülmeye çalışılması da yaygın hatalardandır. Red işleminde açıklama kısmının eksiksiz ve açık yazılması, ileride yaşanabilecek ihtilafların önüne geçmek açısından önemlidir.
Ticari Fatura ile Temel Fatura Red Farkları
E-fatura sisteminde iki temel fatura türü bulunur: Temel fatura ve ticari fatura. Ticari faturalarda, alıcı sisteme girerek faturayı kabul edebilir ya da reddedebilir. Temel faturalarda ise bu seçenek sunulmaz. Alıcı yalnızca iade faturası düzenleyerek red işlemini gerçekleştirebilir. Bu ayrım sistem üzerinden yapılacak işlemleri ve yasal hakları doğrudan etkiler. Ticari faturanın zamanında reddedilmesi halinde fatura hükümsüz sayılırken, temel faturaya karşı iade faturası düzenlenmediği sürece işlem kabul edilmiş sayılır.
E-Fatura Reddi Sonrası Hukuki ve Mali Sonuçlar
Zamanında reddedilen bir e-fatura, alıcı için herhangi bir borç doğurmaz ve yasal kayıt altına alınmaz. Red işlemi geçersizse veya süresi geçmişse, fatura kabul edilmiş sayılır ve vergi dairesi nezdinde yasal bir belge haline gelir. Bu durumda alıcı, ödeme ve vergi sorumluluğu altına girebilir. Ayrıca haksız bir red işlemi, satıcı taraf açısından hukuki itirazlara ve ticari uyuşmazlıklara yol açabilir. Bu nedenle her iki tarafın da red sürecini dikkatle yönetmesi ve tüm adımları belgeli şekilde tamamlaması gerekir.
E-Arşiv Fatura Reddi Nasıl Gerçekleşir?
E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan alıcılara ya da bireysel müşterilere düzenlenen elektronik faturadır. Bu tür faturalar GİB portalında görünmez. Alıcıya e-posta yoluyla veya özel entegrasyon sistemleri üzerinden iletilir. E-arşiv fatura reddi, sistemden değil yazılı yollarla ve iade faturası düzenlenerek yapılır. Taraflar arasında bir uyuşmazlık varsa, bu süreç mahkeme veya arabuluculuk mekanizmalarıyla da çözülebilir. E-arşiv fatura reddi özellikle perakende satışlarda ve bireysel müşterilerle yapılan işlemlerde dikkatle yürütülmelidir.
2025 Güncellemeleri ve Yeni Kurallar
2025 yılı itibarıyla e-fatura reddetme süreçlerinde önemli değişiklikler hayata geçirilmiştir. Ticari fatura reddi için belirlenen sekiz takvim günü kuralı, tüm mükellefler için standart hale getirilmiştir. Ayrıca GİB portalında kabul-red işlemlerinin yürütüldüğü ekranlar yenilenmiş, sistem performansı artırılmış ve kullanıcı deneyimi iyileştirilmiştir. Yanlış fatura düzeltme işlemleri için örnek açıklama metinleri ve teknik kılavuzlar yayımlanmıştır. Yeni kurallarla birlikte iade faturasına ilişkin usuller de güncellenmiş ve temel fatura kullanımında daha fazla belge kontrolü teşvik edilmiştir.
Ödeal ile E-Fatura Yönetiminde Maksimum Kolaylık
Ödeal E-Fatura POS ile tek cihaz üzerinden hem ödeme alabilir hem de e-fatura kesebilirsiniz. E-fatura kontörüne ücret ödemeden sınırsız ve ücretsiz fatura kesme imkânına sahip olursunuz. Faturalarınızı tek tıkla mali müşavirinizin ekranına iletebilirsiniz. Hemen Ödeal ile tanışın; komisyonu da eforu da işinize yatırın!