İçindekiler
E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan ve iletilen dijital bir fatura türüdür. Hukuki geçerliliği kağıt fatura ile aynıdır ve yalnızca e-fatura mükellefi olan işletmeler arasında kullanılır. E-fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar tarafından düzenlenir ve GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilir. E-fatura hakkında daha detaylı bilgiye E-Fatura Nedir? Avantajları Nelerdir? başlıklı yazımızdan ulaşabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura ise, e-fatura sistemine dahil olmayan alıcılara düzenlenen elektronik fatura türüdür. Bu faturalar, GİB sistemi üzerinden ya da özel entegratör firmalar aracılığıyla oluşturularak alıcıya elektronik ortamda iletilir. E-arşiv faturalar, işletmelerin muhasebe süreçlerini daha düzenli hale getirirken kağıt kullanımını azaltarak çevre dostu bir çözüm sunar. E-arşiv fatura hakkında daha fazla bilgi için E-Arşiv Fatura Nedir? Avantajları Nelerdir? yazımızı inceleyebilirsiniz.
E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki temel farklar, iletim süreçleri ve kullanım alanlarına dayanır:
- Kapsam: E-fatura, yalnızca e-fatura mükellefleri arasında düzenlenir ve GİB sistemine kayıtlı işletmelerce kullanılır. E-arşiv fatura ise, e-fatura sistemine dahil olmayan alıcılara düzenlenir ve daha geniş bir kullanıcı kitlesine hitap eder.
- İletim Yöntemi: E-fatura işlemleri tamamen GİB üzerinden yürütülürken, e-arşiv faturalar doğrudan alıcıya e-posta yoluyla gönderilebilir.
- Kullanım Esnekliği: E-fatura sistemi, işletmeler için daha düzenli ve denetlenebilir bir muhasebe süreci sağlarken, e-arşiv fatura, e-fatura sistemine dahil olmayan firmalar ve bireysel müşteriler için daha esnek bir kullanım sunar.
Bu farklar sayesinde işletmeler, her iki sistemin avantajlarını değerlendirerek finansal süreçlerini farklı çözümlerle güçlendirebilirler. Özellikle büyük ölçekli firmalar e-faturayı tercih ederken, küçük işletmeler ve bireysel satıcılar genellikle e-arşiv fatura kullanarak işlemlerini dijital ortamda gerçekleştirebilirler.
E-fatur İptali Nasıl Yapılır?
E-fatura sisteminde, hatalı düzenlenen faturaların iptali, fatura senaryosuna göre farklılık gösterir. İki ana senaryo bulunmaktadır: “Ticari” ve “Temel” e-fatura.
- Ticari E-Fatura İptali
Ticari e-faturalarda, alıcı taraf, faturayı aldıktan sonra 8 gün içinde “Ret” uygulama yanıtı göndererek faturayı reddedebilir . Bu işlem, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Fatura sistemi üzerinden gerçekleştirilir. Eğer alıcı bu süre içinde ret işlemi yapmazsa, fatura kabul edilmiş sayılır.
- Temel E-Fatura İptali
Temel e-faturalarda, alıcının faturayı sistem üzerinden reddetme imkanı bulunmaz. Bu durumda, fatura iptali için GİB’in e-Fatura İptal/İtiraz Portalı kullanılır. Alıcı veya satıcı, fatura numarası ve tutar bilgilerini girerek iptal talebi oluşturabilir. Bu talep, karşı tarafın onayına sunulur ve onaylandığında fatura iptal edilmiş olur .
Her iki senaryoda da, iptal işlemlerinin fatura alıcıya iletildikten sonra 8 gün içinde tamamlanması gerekmektedir. Bu süre aşıldığında, iptal işlemi yapılamaz ve farklı yasal yolların değerlendirilmesi gerekebilir. E-fatura düzenleme süreçleri hakkında daha fazla bilgi için e-Fatura Nasıl Kesilir? Nelere Dikkat Edilmelidir? başlıklı yazımızı inceleyebilirsiniz.
E-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?
E-arşiv faturalar, e-faturalardan farklı olarak doğrudan alıcıya gönderildiği için iptal süreci biraz daha farklı ilerler. Eğer bir e-arşiv faturası yanlış kesildiyse, iptal işlemi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Arşiv Portalı üzerinden veya özel entegratör sistemleri aracılığıyla yapılabilir.
Bu süreçte, iptal edilmek istenen faturanın bilgileri ilgili sistemde sorgulanır ve iptal talebi oluşturulur. Alıcının mutlaka iptal sürecinden haberdar edilmesi, ileride yaşanabilecek sorunların önüne geçmek açısından önemlidir.
İptal işlemi tamamlandıktan sonra, işletmenin muhasebe kayıtlarını güncellemesi gerekir. Ayrıca, iptal edilen faturalar vergi denetimleri açısından kayıt altında tutulmalı ve gerektiğinde ilgili belgeler sunulmalıdır. E-arşiv fatura iptal süreci, e-faturaya kıyasla daha esnek bir yapı sunsa da, tüm işlemlerin eksiksiz ve doğru şekilde tamamlanması büyük önem taşır.
E-arşiv fatura hakkında daha fazla bilgi için E-Arşiv Fatura Nedir? Avantajları Nelerdir? başlıklı yazımızı inceleyebilirsiniz.
İptal Edilen Faturaların Geçerliliği Nasıl Kontrol Edilir?
İptal edilen bir faturanın geçerliliğini kontrol etmek için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sorgulama sistemleri kullanılabilir. İlgili fatura numarası ve vergi kimlik numarası girilerek faturanın iptal edilip edilmediği doğrulanabilir.
Bunun yanı sıra, bazı özel entegratör firmalar, kullanıcılarına iptal edilen faturaların durumunu anlık olarak takip edebilecekleri özel paneller ve raporlama sistemleri sunar. İşletmeler, muhasebe sistemleri aracılığıyla iptal edilen faturaları listeleyebilir ve gerektiğinde ilgili kayıtları güncelleyebilir.
Fatura iptali sonrası kayıtların eksiksiz tutulması, ileride oluşabilecek denetimlerde veya mali hesaplamalarda yanlışlıkların önüne geçer. Ayrıca, düzenli olarak fatura kontrollerinin yapılması, hatalı işlemlerin erkenden fark edilmesini sağlar ve muhasebe süreçlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesine yardımcı olur. İşletmelerin bu süreci sistemli bir şekilde yönetmesi, finansal düzenlerini sağlamaları açısından büyük önem taşır.
Sık Sorulan Sorular
E-Fatura iptal süresi kaç gündür?
E-Fatura iptali için yasal süre, faturanın alıcıya iletilmesinden itibaren 8 gündür. Bu süre içinde alıcı, faturayı reddetmezse, fatura kabul edilmiş sayılır.
E-Arşiv fatura iptal süresi nedir?
E-Arşiv faturalar da, düzenlendikleri tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edilebilir. Bu sürenin aşılması durumunda, fatura iptali yerine iade faturası düzenlenmesi gerekebilir.
E-Fatura iptali için mali mühür gerekli mi?
Evet, e-Fatura iptal işlemleri için mali mühür veya elektronik imza gereklidir. GİB’in e-Fatura İptal Portalı’na giriş ve işlemlerin tamamlanması için bu güvenlik unsurlarının kullanılması zorunludur.
E-Arşiv fatura iptali nasıl yapılır?
E-Arşiv fatura iptali, GİB’in e-Arşiv Portalı üzerinden veya özel entegratör sistemleri aracılığıyla gerçekleştirilebilir. İptal talebi oluşturulup, karşı tarafın onayı alındıktan sonra işlem tamamlanır.
E-Fatura iptal talebi nasıl onaylanır?
Alıcı, GİB e-Fatura İptal Portalı üzerinden kendisine gelen iptal talebini onaylayabilir. Bu onay, iptal işleminin tamamlanması için gereklidir.
E-Arşiv fatura iptal talebi reddedilirse ne olur?
Eğer alıcı, e-Arşiv fatura iptal talebini reddederse veya 8 gün içinde onay vermezse, satıcı iade faturası düzenleyerek işlemi muhasebeleştirebilir.
Ödeal e-Fatura POS ile İşletmenize Özel Fatura Yönetimi Çözümleri
İşletmenizi dijitalleştirirken, fatura ve ödeme süreçlerini tek bir platformda birleştirmek ister misiniz? Ödeal E-Fatura POS, satıştan tahsilata kadar tüm işlemlerinizi tek cihaz üzerinden yönetmenizi sağlar. Üstelik sınırsız ve ücretsiz e-fatura kesme imkânı sunar, böylece ek kontör maliyetleriyle uğraşmazsınız. Yazar kasa (ÖKC) özelliği sayesinde, ayrı bir cihaz ihtiyacı olmadan tüm yasal gereklilikleri karşılayabilirsiniz. Ayrıca, ertesi güne %0 komisyon avantajıyla ödemelerinizi komisyonsuz şekilde alabilir, tek sözleşmeyle tüm bankalardan ödeme kabul edebilirsiniz. Ödeal E-Fatura Portal üzerinden faturalarınızı kolayca takip edebilir, mali müşavirinizle anında paylaşabilirsiniz. İşletmenizin dijital dönüşümünü hızlandırmak ve tüm bu avantajlardan yararlanmak için hemen başvurun.